Entä jos saisit jo kahdessa viikossa konkreettisesti enemmän aikaa kaikkein tärkeimmille asioille – strategiselle ajattelulle, ihmisille, tulevaisuuden suunnittelulle? Kaksi viikkoa on lyhyt aika tehdä muutoksia, mutta se on täysin mahdollista. Tai sitten voit halutessasi soveltaa näitä asioita pidemmälle aikavälille ja toteuttaa muutosta rauhallisemmassa tahdissa. Tärkeintä on, että aloitat.

1. Tunnista, mikä oikeasti on tärkeää

Kiire on usein seurausta siitä, että kaikki tehtävät näyttävät yhtä tärkeiltä. Johtajan työssä pitääkin erottaa:

• kiireelliset asiat, jotka vaativat välitöntä huomiota
• tärkeät asiat, jotka vievät organisaatiota kohti pitkän aikavälin tavoitteita.

Kahden viikon muutos alkaa tästä: listaa kolme tärkeintä tavoitettasi seuraavalle kuukaudelle. Kysy itseltäsi: Mitä minun pitää tehdä, jotta nämä toteutuvat? Kaikki muu on toissijaista.

2. Mitä tunnet katsoessasi kalenteriasi?

Herättääkö kalenterisi sinussa ahdistusta vai onko helpottavaa nähdä kalenterisi, joka selkeyttää ajatuksiasi ja auttaa sinua pitämään tärkeistä asioista kiinni?

Avaa seuraavaksi kalenterisi. Katso viikkoa kerrallaan ja kysy nopeasti jokaisesta merkinnästä:

• onko tämä palaveri oikeasti tarpeellinen?
• pitääkö minun olla tässä itse?
• voisiko tämän hoitaa toisella tavalla – vaikka viestillä tai ilman tapaamista kokonaan?

Sitten tee tilaa tärkeälle. Varaa kalenterista säännölliset hetket syvätyöskentelylle – ilman keskeytyksiä. Aamun ensimmäinen tunti ilman sähköpostia ja viestejä voi olla jo mullistava muutos. Tai päinvastoin – Sinun arkeesi voi sopia, että varaat aikaa juuri sähköpostien lukemiselle aamun ensimmäisen tunnin tai puoli tuntia.

Pysähtyminen ja pohtiminen auttavat sinua huomaamaan, mikä sinulle ja juuri sinun arkeesi sopii parhaiten. Varaa kalenterista aikaa mielellään joka päivälle, vähintään joka viikolle pysähtymiselle ja suunnittelulle. Päivän lopuksi on hyvä pysähtyä kirjaamaan kesken jääneet asiat ylös ja vapauttaa aivoille tietoista ja alitajuista, tuottavaa ja tehokasta, palautumisaikaa.

3. Ulkoista, delegoi, lopeta

Moni johtaja kantaa harteillaan asioita, joita voisi hyvin delegoida. Tai joita ei edes tarvitsisi tehdä.

Kokeile kahden viikon ajan seuraavaa:

• delegoi yksi tehtävä viikossa, jonka olet yleensä tehnyt itse
• lopeta yksi toistuva palaveri tai raportti, joka ei enää tuo arvoa
• kysy tiimiltäsi kysymyksiä, jotka auttavat pohtimaan jokaisen omalta kohdalta asioita ja jotka suurella todennäköisyydellä myös motivoivat, esimerkiksi: missä asioissa voisin luottaa enemmän sinuun/teihin? Tai mitä tarvitset, jotta voisit tehdä tämän mahdollisimman helposti, tehokkaasti ja mielekkäästi?

Delegointi ei ole kontrollin menettämistä – se on luottamuksen osoitus. Valitse tietoisesti ja suunnitellusti kuitenkin asiat, jotka kussakin hetkessä delegoit.

Tärkeintä on, että kun pysähdyt systemaattisesti miettimään ja varaat pohtimiselle hetken aikaa, asiat selkeytyvät ja kirkastuvat itsellesi ja sitä kautta vuorovaikutuksesi paranee ja myös muiden tuottavuus tehostuu.

4. Luo uutta tilaa ajattelulle

Tehtävälista on tärkeä työkalu, jota kannattaa käyttää ja jolla saat selkeytettyä ajatuksiasi ja saat kaikki pienetkin asiat pois aivokuormituksesta, mutta suuremmassa kuvassa muutos ei synny pelkästään to do -listoista, vaan ajattelutavan muutoksesta.

Kun saat enemmän aikaa tärkeille asioille, saat:

• enemmän tilaa ajatella, nähdä kokonaisuuksia ja tehdä parempia päätöksiä
• mahdollisuuden johtaa ihmisiä aidosti, ei vain asioita
• enemmän mielenrauhaa ja vähemmän jatkuvaa kuormitusta.

Hyvä johtajuus ei näy kiireessä – vaan siinä, että osaat pysähtyä ja keskittyä oikeaan. Johtajan tärkeimpiä tehtäviä on kehittäminen – ja kehittäminen ei tapahdu kiireessä.

Lopuksi: 14 päivän haaste

Kokeile seuraavat kaksi viikkoa näin:

• varaa päivittäin 30-60 minuuttia tärkeimmälle tavoitteellesi
• karsi yksi tarpeeton palaveri tai tehtävä joka viikko
• delegoi yksi asia viikossa, jota et enää itse hoida
• pidä yksi tunti viikossa täysin tyhjää aikaa ajattelulle.

Pienetkin muutokset voivat vapauttaa yllättävän paljon kapasiteettia – ja ennen kaikkea: palauttaa tunteen, että sinä ohjaat työtäsi, eikä työ sinua.

Johtajuus on valintojen tekemistä. Tärkeimmät asiat eivät huuda kovimpaan ääneen, mutta niiden vaikutus kuuluu pitkälle.

Mikä on ensimmäinen valinta, joka motivoi sinua? Pieni, realistinen, matalan kynnyksen mielekäs konkreettinen teko ja askel suurempaa toivetta kohti – jonka sinä teet jo nyt heti? Se voi olla esimerkiksi ajan varaaminen nyt kalenterista pysähtymistä varten, aloita esimerkiksi lyhyellä ajalla ja laita se mahdollisuuksien mukaan toistuvaksi.

Tarkoitus on, että kun myöhemmin katsot kalenteriasi, tunnet selkeyttä, innostusta ja helpotusta. Ja sinulla on ajatus- ja toimintamalli ja kalenteri, joka tukee motivaatiotasi, auttaa sinua ylläpitämään ja lisäämään voimavarojasi sekä vähentää aivokuormitustasi kertomalla, mikä on tärkeää kussakin hetkessä.

Innostavia tulevia viikkoja!

Leeni Heikkinen
LMI-​​johtajuuskehittäjä

(Blogin kirjoittamisessa on hyödynnetty AI:ta, tekoälyä Chatgpt.com)